KTI medis sadar
Senin, 04 Maret 2013
KTI Rekam Medis
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Untuk menjamin tercapainya tujuan pembangunan kesehatan, diperlukan dukungan Sistem Kesehatan Nasional (SKN) yang tangguh. Di Indonesia SKN telah ditetapkan pada tahun 1982. SKN tersebut telah berperan besar sebagai acuan dalam penyusunan garis-garis Besar Haluan Negara (GBHN) bidang kesehatan, penyusunan Undang-Undang Nomor 23 tahun 1992 tentang kesehatan dan juga sebagai acuan dalam penyusunan berbagai kebijakan, pedoman dan arah pelaksanaan pembangunan kesehatan. Memasuki milennium ketiga, Indonesia menghadapi berbagai tantangan strategis yang mendasar baik eksternal maupun internal yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan pembangunan nasional termasuk pembangunan kesehatan (Depkes RI, 2004).
Peningkatan derajat kesehatan dilakukan melalui peningkatan peningkatan kualitas dan kelayakan kesehatan yang merata dan terjangkau pada seluruh masyarakat baik secara geografis maupun ekonomi membutuhkan penyediaan sarana pelayanan kesehatan sebagai fasilitasnya. Rumah sakit sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan yang kompleks dan mempunyai fungsi yang lebih luas menyangkut fungsi peningkatan, pencegahan, penyembuhan dan rehabilitasi dengan mendekatkan pelayanan pada masyarakat.
|
Rumah sakit dapat memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, pelayanan ini bersifat dasar spesialistik dan sub spesialistik dengan mengutamakan sarana kesehatan dengan menyelenggarakan kesehatan secara merata dengan mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemulihan kepada masyarakat dalam upaya peningkatan kesehatan masyarakat. Di rumah sakit mempunya beberapa ruang baik untuk pengobatan, pelayanan, informasi dan bagian rekam medik.
Catatan medis merupakan dokumen hukum permanen yang harus berisi informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta mencatat hasilnya. Karena dokumentasi di dalam catatan medis dilakukan oleh berbagai penyedia layanan asuhan kesehatan seperti dokter, perawat, terapis dan sebagainya dan karena dilakukan sebagai aktifitas kedua setelah melakukan asuhan kesehatan kepada pasien, dokumentasi tidak selalu setepat dan selengkap yang dibutuhkan atau diinginkan. Seorang dokter yang sedang sibuk bisa tidak sengaja menulis catatan kemajuan pada catatan medis yang salah, seorang perawat yang dipanggil untuk membantu pasien lalu lupa unutk mencatat obat yang diberikan. Analisa yang teratur terhadap catatan medis harus dilakukan untuk mengelola isinya supaya memenuhi tujuannya sebagai alat komunikasi informasi asuhan pasien, sebagai bukti perjalanan penyakit dan pengobatannya untuk berbagai review hukum, reimbursement dan evaluasi sejawat dan untuk mengisi dat klinis bagi aktifitas administratif, riset dan pendidikan (Huffman,1998).
Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1996 kepada semua petugas kesehatan wajib untuk menyimpan semua rahasia kedokteran, termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1992 dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.034/BIRHUP/1972, ada kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewaiban untuk menyelenggarakan medical record (Direktorat Jendral Pelayanan Medik, 1997).
Rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang diberikan kepada pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang mana dengan adanya bukti tertulis tersebut maka rekam medis yang di berikan dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan upaya penunjang tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis.
Rekam medis diartikan sebagai suatu dokumen yang berisi catatan mengenai identitas pasien, pemeriksaan tindakan pengobatan dari rekam medis lain pada sarana kesehatan yang dicatat secara berkesinambungan, selama diberikan pelayanan di rumah sakit baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Rekam medis merupakan suatu bagian yang ada di suatu rumah sakit, sehingga secara otomatis rekam medis mempunyai peran yang sangat penting demi kelangsungan dan perkembangan rumah sakit yang bersangkutan dengan rekam medis ini, tidak hanya melayani pasien semata tetapi masih banyak hal-hal yang harus dikerjakan oleh rekam medis, dapat mengetahui lebih jauh tentang konsep dasar pada rekam medis, perkembangan dan kemajuan rekam medis tergantung pada pelayanan rekam medis karena merupakan ujung tombak rekam medis yang dapat membawa nama baik rumah sakit tersebut.
Dari studi pendahuluan di RSU Datu Sanggul Kabupaten Tapin dalam pengelolaan dan dan pengolahan data rekam medis masih menggunakan secara manual dalam pembuatan laporan-laporan internal seperti laporan kunjungan pasien rawat inap, rawat jalan, poliklinik dan kunjungan kamar operasi yang semuanya masih dikerjakan secara manual. Sedangkan laporan eksternal seperti RL1 (Rekap Laporan untuk data kegiatan rumah sakit), RL2a (Rekap Laporan untuk data keadaan mordibitas pasien rawat inap) dan lain-lain masih dikerjakan secara manual sehingga petugas agak lambat mengerjakannya. Kalau pun menggunakan komputer atau Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) yang ada pada unit rekam medis masih hanya sebatas pendaftaran dan penginputan data pasien rawat inap sehingga pemanfaatannya dinilai belum optimal. Dan survey awak kepada petugas rekam medis mengatakan job description mereka tidak jelas yang mana menjadi tanggung jawab dan kejelasan job sebagai unit rekam medis. Dan pada unit rekam medis di RSUD Datu Sanggul juga belu adanya ketetapan petugas khusus untuk melakukan pengolahan data, pendaftaran dan petugas di ruang penyimpanan status agar mereka terfokus pada pekerjaan masing-masing.
Di unit rekam medis RSUD Datu Sanggul petugas masih bekerja merangkap sebagai operator dan admitting office atau pendaftaran rawat inap sehingga pekerjaan pokok sebagai petugas rekam medis sering terbengkalai, sehingga semua ini mengakibatkan terlambatnya petugas dalam menyajikan statistik kegiatan pelayanan rumah sakit dan fungsi unit rekam medis yang diharapkan tidak dapat terlaksana sebagai mana mestinya.
Akan tetapi walau demikian keadaannya RSUD Datu Sanggul, seperti halnya Rumah Sakit Umum Daerah lainnya selalu berusaha dan berupaya untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat Kabupaten Tapin dan sekitarnya, hal ini dapat dilihat dari pihak manajemen RSUD Datu Sanggul dan pemerintah Kabupaten Tapin yang telah melakukan berbagai langkah strategis untuk pengembangan rumah sakit, mulai dari pembangunan gedung yang baru, penambahan fasilitas dan peralatan kesehatan, serta melakukan pengembangan sumber daya manusia (pegawai) dengan memberikan kesempatan para pegawai mengikuti pendidikan formal dan non formal untuk menunjang kegiatan pelayanan ksehatan khususnya di bagian rekam medis, yang mana bagian i ni merupakan ujung tombak dan pintu utama yang ada pada setiap rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan pada masyarakat.
Berdasarkan pada uraian latar belakang masalah tersebut di atas, maka timbul keinginan untuk melakukan penelitian tentang “Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin”.
B. Perumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengajka permasalan “Bagaimana Gambaran Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin?”
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Memberikan gambaran pelaksanaan tugas pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi sarana dan prasarana pada unit rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin.
b. Mengidentifikasi apakah sistem Kearsipan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin sudah memenuhi standar sebagai Rumah Sakit Umum Daerah.
c. Mengidentifikasi alur Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi RSUD Datu Sanggul
Memberikan gambaran kepada pihak masyarakat mengenai pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin.
2. Bagi Peneliti
Untuk menambah pemgetahuan peneliti tentang pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin.
3. Bagi Institusi Pendidikan
Sebagai bahan masukan bagi institusi pendidikan dalam hal pengembangan dan peningkatan ilmu pengetahuan serta keterampilan bagi mahasiswa dalam bidang pelayanan kesehatan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Rumah Sakit
Rumah Sakit merupakan suatu tempat dan juga sebuah fasilitas, sebuah institusi, sebuah organisasi yang menyediakan pelayanan pasien rawat inap, ditambah dengan penjelasan lain. Rumah Sakit juga merupakan suatu tempat bekerja tenaga kesehatan yang berhubungan langsung dengan pasien dalam upaya pelayanan kesehatan. Untuk itu rumah sakit dapat dipandang bertanggung gugat atas kesalahan dan atau kelalaian tenagakesehatan yang bekerja di dalamnya (Aditama, 2002).
Sementara menurut SK Menteri Kesehatan RI. No. 983/Menkes/ SK/XI/1992 menyatakan bahwa rumah sakit umum adalah merupakan rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik dan subspesialistik.
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis profesional yang terorganisasi serta sarang kedokteran yang permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang berkesinambungan, diagnosa serta pengobatan penyakit yang diberikan oleh pasien (American Hospital Association: 1974)
|
Sementara itu menurut WHO (1957) dalam Widyorini (1998) menyatakan bahwa : "The hospital is an integral part of social and medical organization, the function of which is to provide for the population complete health care both curative and whose outpatient service reach out to the family and as home environment, the hospital is also a center for the training of health workers and for bio social research". Definisi menurut di WHO menyebutkan bahwa rumah sakit oleh WHO (1957) diberikan batasan yaitu suatu bahagian menyeluruh dari organisasi dan medis, berfungsi memberikan pelayanan kesehatann lengkap kepada masyarakat baik kuratif maupun rehabilitatif, dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga dan lingkungan, rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian biososial.
Sedangkan menurut Siregar (2003) menyatakan bahwa rumah sakit adalah suatu organisasi yang kompleks, menggunakan gabungan ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik.
Menurut Milton Roemer dan Friedman dalam bukunya Doctors in hospitals yang dikutip oleh Aditama (2002) fungsi rumah sakit adalah :
a. Harus ada pelayanan rawat inap dengan fasilitas diagnostik dan terapeutiknya.
b. Harus ada memiliki pelayanan rawat jalan.
c. Rumah Sakit juga bertugas untuk melakukan pendidikan pelatihan.
d. Rumah sakit perlu melakukan penelitian dibidang kedokteran dan kesehatan.
e. Bertanggung jawab untuk program pencegahan penyakit dan penyuluhan kesehatan bagi populasi di sekitarnya.
Jenis-jenis rumah sakit yang ada di Indonesia antara lain :
1. Rumah sakit kelas A
Rumah sakit kelas A adalah rumah sakit yang mampu memberi pelayanan kedokteran spesialis dan subspesialis luas oleh pemerintah, rumah sakit kelas A ini telah ditetapkan sebagai tempat pelayanan rujukan tertinggi (top referral hospital) atau disebut pula sebagai rumah sakit pusat.
2. Rumah sakit kelas B
Rumah sakit kelas B adalah rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kedokteran spesialis luas dan subspesialis membatas. Dimana rumah sakit kelas B didirikan di setiap ibukota Propinsi yang menampung pelayanan rujukan dari rumah sakit kabupaten.
3. Rumah sakit kelas C
Rumah sakit kelas C adalah rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kedokteran spesialis terbatas. Pada saat ini ada empat macam pelayanan spesialis yang disediakan yakni pelayanan penyakit dalam, pelayanan bedah, pelayanan bedah anak serta pelayanan kebidanan dan kandungan.
4. Rumah sakit kelas D
Rumah sakit kelas D adalah rumah sakit bersifat transisi karena pada suatu saat ditingkatkan menjadi rumah sakit bebas C pada saat ini kemampuan rumah sakit kelas D hanyalah memberikan pelayanan kedokteran umum dan kedokteran gigi. Sama halnya dengan rumah sakit kelas C, rumah sakit kelas D ini juga menampung pelayanan rujukan yang berasal dari PUSKESMAS.
5. Rumah sakit kelas E
Rumah sakit kelas E adalah rumah sakit khusus (Spesialis Hospital) yang menyelenggarakan hanya satu macam pelayanan kedokteran saja pada saat ini banyak rumah sakit kelas E yang telah ditemukan rumah sakit kanker, rumah sakit jantung, rumah sakit ibu dan anak dan lain sebagainya.
2. Pengertian Rekam Medis dan Kesehatan Sebuah Rumah Sakit
Didalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis disini diartikan sebagai "keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat" (Prawirohardjo S, 2002). Kalau diartikan secara dangkal, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada catatan biasa, sesudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit. (Protap RM, 1999 : 56)
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan. Akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatan sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapat pelayanan medik di rumah sakit. Dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan / peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya. (Protap RM, 1999 : 56)
Yang bertanggung jawab atas pemilikan dan pemanfaatan Rekam Medis adalah Direktur Rumah Sakit, pihak Direktur bertanggung jawab atas hilang, rusak, atau pemalsuannya, termasuk penggunaannya oleh badan atau orang yang tidak berhak. Isi rekam medis dimiliki oleh pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya, terutama oleh petugas kesehatan yang bertugas di ruangan selama pasien dirawat, tidak seorangpun diperbolehkan mengutip sebagian atau seluruh Rekam Medik sebuah Rumah Sakit untuk kepentingan pihak-pihak lain atau perorangan, kecuali yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. (Protap RM, 1999 : 57)
Batas rekam medik sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat keperawatan lain jika seandainya pasien dirujuk untuk mendapatkan perawatan lanjutan di institusi atau rumah sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan) saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan pemanfaatan rekam medis dapat dikenakan sanksi oleh Dirjen Yanmed atau Direktur Rumah Sakit yang bersangkutan. (Buku Pedoman Catatan Medik seri 7 revisinya dibuat berdasarkan Permenkes No. 749 a/Menkes/Per/XII/1998).
Rekam medis rumah sakit merupakan komponen penting dalam pelaksanaan kegiatan manajemen rumah sakit, rekam medik rumah sakit harus mampu menyajikan informasi lengkap tentang proses pelayanan medis dan kesehatan di rumah sakit, baik dimasa lalu, masa kini maupun perkiraan masa datang tentang apa yang akan terjadi. Aspek Hukum Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) tentang pengisian rekam medik dapat memberikan sanksi hukum bagi rumah sakit atau petugas kesehatan yang melalaikan dan berbuat khilaf dalam pengisian lembar-lembar rekam medik. Ada dua kelompok data rekam medik rumah sakit di sebuah rumah sakit yaitu kelompok data medik dan kelompok data umum (Permenkes, 1992 : 28).
a. Data Medik
Data medik dihasilkan sebagai kewajiban pihak pelaksana pelayanan medis, paramedik dan ahli kesehatan yang lain. Mereka akan mendokumentasikan semua hasil pemeriksaan dan pengobatan pasien dengan menggunakan alat perekam tertentu, baik secara manual dengan komputer, dan jenis rekamnya disebut dengan rekam medik.
Petunjuk teknis rekam medik rumah sakit sudah tersusun tahun 1992 dan diedarkan ke seluruh organisasi Rumah Sakit di Indonesia. Ada dua jenis rekam medik rumah sakit (Permenkes, 1992: 28).
1) Rekam medis rawat jalan
Rekam Medis untuk pasien rawat jalan termasuk pasien gawat darurat yang berisi identitas pasien, hasil anemnesis (keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang pernah diderita, riwayat keluarga tentang penyakit yang mungkin diturunkan atau yang ditularkan diantara keluarga), hasil pemeriksaan, (fisik, laboratorium, pemeriksaan khusus lainnya), diagnostik kerja, dan pengobatan atau tindakan, pencatatan data ini harus diisi selambat-lambatnya 1 x 24 jam setelah pasien diperiksa.
2) Rekam medis rawat inap
Rekam medis untuk pasien rawat inap, hampir sama dengan isi rekam medis untuk pasien rawat jalan, kecuali persetujuan pengobatan atau tindakan, catatan konsultasi, catatan perawatan oleh perawat dan tenaga kesehatan lainnya, catatan observasi klinik, hasil pengobatan, resume akhir, dan evaluasi pengobatan.
b. Data Umum
Data umum dihasilkan oleh kelompok kegiatan non medik yang akan mendukung kegiatan kelompok data medik di poliklinik. Beberapa contoh kegiatan Poliklinik adalah kegiatan persalinan, kegiatan radiology, kegiatan perawatan, kegiatan pembedahan, kegiatan laboratorium dan sebagainya. Data umum pendukung didapatkan dari kegiatan pemakaian ambulans, pemesanan makanan, kegiatan kepegawaian, keuangan dan sebagainya (Permenkes, 1992: 28).
3. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis
Di dalam uraian tujuan dan kegunaan rekam medik ini terdapat dua pengertian yang sangat erat kaitannya yaitu tujuan dan kegunaan.
a. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medik adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog sebab kegunaan Rekam Medis itu sendiri (Dirjen Yankes, 1993: 10).
b. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain, (Dirjen Yankes 1993: 10).
1) Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2) Aspek Medis
Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
3) Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
4) Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.
5) Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
6) Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.
7) Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan untuk pertanggung jawaban dan laporan untuk rumah sakit.
Dengan melihat beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, menurut Depkes RI, 1999 kegunaan dari Rekam Medis yaitu :
1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.
2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.
4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun Dokter dan tenaga kesehatan dan lainnya.
6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan.
7. Sebagai dasar ingatan perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien dan sumber ingatan yang harus didokumentasikan.
4. Sistem Penyimpanan dan Alur Dalam Rekam Medis
Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyusunan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan Rekam Medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan Rekam Medis, yaitu (Dirjen Yankes, 1993: 7)
a. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatancatatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya (Dirjen Yankes, 1993: 7)
Kebaikannya:
1) Mengurangi terjadinya penggandaan dalam pemeliharaan dan penyimpanan arsip dari Rekam Medis.
2) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan.
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
5) Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangannya :
1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani Unit Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap.
2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam
b. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita di rawat. Rekam medis poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita di rawat disimpan di bagian pencatatan medis (Dirjen Yankes, 1993: 8).
Kebaikannya:
1) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya:
1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
2) Biaya yang diperlukan untuk perawatan dan ruangan lebih banyak.
Secara teori cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada cara sistem desentralisasi, tetapi pada pelaksananya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang dapat mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi anatara lain (Dirjen Yankes, 1993: 8):
a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.
b. Kemampuan dana Rumah Sakit yang dikelolah oleh Pemerintah Daerah.
Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis lainnya (Dirjen Yankes, 1993: 8)
a. Pada saat rekam medis dikembalikan ke bagian rekam medis, harus disortir menurut nomor sebelum disimpan. Hal ini membantu menentukan rekam medis yang diperlukan tetapi tidak ada dalam tempat penyimpanan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.
b. Hanya petugas-petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore hari dan malam hari. Dokter-dokter, staf Rumah Sakit, pegawai-pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan mengambil berkas rekam medis dari tempat penyimpanan.
c. Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas, harus segera diperbaiki untuk mencegah makin rusak atau hilangnya lembaranlembaran yang diperlukan.
d. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik, untuk menentukan salah simpan dan melihat kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan.
e. Rekam medis yang sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid.
f. Petugas yang mengepalai kegiatan penyimpanan harus membuat laporan rutin kegiatan yang meliputi:
1) Jumlah rekam medis yang dikeluarkan tiap hari dari rak penyimpanan untuk memenuhi permintaan.
2) Jumlah permintaan darurat.
3) Jumlah salah simpan.
4) Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan.
Alur rekam medis pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga penyimpanan rekam medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah sebagai berikut (Depkes, 1997: 15) Jalan.
a. Pasien membeli karcis di loket pendaftaran.
b. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan pasien Rawat Jalan.
1) Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat Jalan mencatat pada buku register nama pasien, nomor Rekam Medis, identitas, dan data sosial pasien dan mencatat keluhan pada kartu poliklinik.
2) Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk diberikan kepada pasien, yang harus dibawa apa pasien berobat ulang.
3) Pasien ulangan yang sudah memiliki kartu berobat disamping harus memperlihatkan karcis juga harus menunjukan kartu berobat kepada petugas akan mengambil berkas Rekam Medis pasien ulangan tersebut.
a. Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan keluhan pasien, sedangkan pasien datang sendiri ke poliklinik.
b. Petugas poliklinik mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan nama, nomor rekam medis, jenis kunjungan, tindakan atau pelayanan yang diberikan dan sebagainya.
c. Petugas di Poliklinik (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi harian pasien Rawat jalan.
d. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.
e. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.
f. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya (Januarsyah, 1999: 79).
5. Pengertian Arsip dan Prosedur Penyimpanan Arsip
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan yang lainnya.
Pengertian arsip di negara kita diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang :"KETENTUAN POKOK KEARSIPAN" pada bab I pasal I yang berbunyi. a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka untuk pelaksanaan kegiatan pemerintah. b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggak maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik dan sebagainya).
Karena itu sekarang terdapat dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, yaitu (Depkes, 1971: 43)
a. Arsip otentik, yaitu adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik, yaitu adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopy, film, mikrofilm, keluaran (output atau print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.
Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini : surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar, foto, peta, kuitansi, cheque, cetak-biru, table, graft, film, mikrofilm, microfische, side, data-data, akte, hasil fassimile, media komputer (disket, magnetic tape, piringan), dan lain-lain.
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah (Depkes, 1971: 43) :
a. Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pada undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu (Depkes, 1971: 44).
a. Arsip Dinamis (active record), yaitu adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggarakan administrasi negara. Jadi arsip Dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor Pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris di sebut record, dan terdiri dari 2 (dua) macam yaitu :
1) Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masing-masing digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kegiatan, sehingga arsip aktip ini juga merupakan berkas kerja.
2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan, karena kegiatan selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga masih disimpan.
b. Arsip Statis (Archive), yaitu adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelnggarakan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip Statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang barasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. (Hamsyah, 2003: 3).
Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses (File pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).
a. Penyimpanan sementara (File pending)
File pending file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.
b. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan proseur atau langkahlangkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.
Kalau dirinci secara seksama, maka langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini (Amsyah, 2008: 5).
a. Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsiparsip tersebut sudah "siap untuk disimpan" maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan "hilang".
b. Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
c. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
d. Menyortir dahulu
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek suratsurat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
e. Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan komite rekam medis atau medical record committee. Semua bagian yang berkepentingan dalam rumah sakit bisa diikutsertakan dalam komite ini yang ketuanya dan anggota-anggotannya dijabat secara bergiliran dengan Surat Keputusan Pimpinan Rumah Sakit.
Tenaga yang mampu untuk memimpin bagian rekam medik ini sekurang-kurangnya seorang medical recor librarian atau medical record officer yaitu tenaga-tenaga yang telah mengikuti pendidikan khusus atau kursus di luar negeri. Jika rumah sakit tidak mempunyai tenaga dengan kualifikasi tersebut, bisa digantikan dengan tenaga-tenaga yang telah diupgrade oleh Departemen Kesehatan c.q Direktorat Rumah Sakit melalui training untuk medical record technician. Tenaga-tenaga pelaksana lainnya yang mendampingi medical record librarian atau medical record officer haruslah tenaga-tenaga medical record technician atau medical record clerk
Untuk mengatasi kekurangan tenaga yang berkemampuan memimpin bagian ini bisa ditunjuk tenaga medis (dokter) dengan predikat sebagai supervisor. Supervisor bertanggung jawab akan terlaksananya pekerjaan-pekerjaan di bagian rekam medis dan harus mampu mendidik tenaga-tenaga yang ada untuk melaksanakan setiap pekerjaan yang ditugaskan. Tenaga-tenaga khusus bisa diupgrade tersendiri oleh tiap rumah sakit dalam pekerjaan: coding, indexing, filling, dan data collecting. kualifikasi khusus tenaga-tenaga tersebut lebih baik minimal lulusan Sekolah Lanjutan Atas atau yang sederajat.
B. Kerangka Konsep Penelitian
Rumah sakit adalah bagian yang penting di bidang kesehatan dan berperan dalam menunjang kelangsungan hidup masyarakat agar hidup sehat dan sejahtera, di rumah sakit mempunyai beberapa ruang baik untuk pengobatan, pelayanan, informasi, bagian rekam medis.
Rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang diberikan kepada pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang mana dengan adanya bukti tertulis tersebut maka rekam medis yang diberikan dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan sebagai penunjang tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis.
Sebagai salah satu bagian yang ada di suatu rumah sakit, secara otomatis rekam medis mempunyai peran yang sangat penting demi kelangsungan dan perkembangan rumah sakit karena rekam medis tidak hanya melayani pasien semata tetapi masih banyak hal-hal yang harus dikerjakan oleh rekam medis, yakni menunjang tercapainya tertip administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit dan media komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien, merencanakan pengobatan/perawatan pemberian bukti dalam pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit serta melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun Dokter dan tenaga kesehatan dan lainnya. Secara ringkas bagaimana gambaran pelaksanaan dan tugas pengelolaan manajemen pelayanan Rekam Medis dapat disajikan dalam bentuk gambar berikut ini.
Gambar 1. Kerangka Konsep Fenelitian Prosedur dan kearsipan Rekam Medis di RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin
 |
C. Keterbatasan Penelitian
Pada pelaksanaan penelitian ini terdapat beberapa hal yang dapat menyebabkan adanya keterbatasan, antara lain :
1. Penelitian ini hanya sebatas menggambarkan Prosedur dan kearsipan Rekam Medis di RSUD Datuk Sanggul Kabupaten Tapin, jadi tidak dapat mengetahui bagaimana pengaruh dari prosedur dan pengarsipan Rekam Medis di RSUD Datuk Sanggul terhadap Pasiennya.
2. Karena keterbatasan waktu, tenaga dan biaya, sehingga dalam proses penjaringan data melalui wawancara dan observasi dengan responden sangat terbatas.
BAB IIIMETODOLOGI PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pendekatan ini digunakan untuk mengkaji, mengidentifikasi dan mendeskripsikan lebih jauh tentang Prosedur dan Pengarsipan Rekam Medis di RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin.
B. Populasi dan Sampel Penelitian
Yang menjadi Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai di bagian Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin yang berjumlah 5 orang pegawai, sedangkan teknik dalam pengambilan sampel penulis menggunakan teknik tontal sampling atau secara keseluruhan populasi dijadikan sampel. Adapun yang menjadi sampel dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.
a. Koordinator Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin 1 orang
b. Pegawai Bagian Kasir di Ruangan Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin 2 pegawai.
c. Pegawai Bagian Penerimaan Pasien Ruang Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin 2 pegawai.
C. Definisi Operasional Variabel Penelitian
|
Tabel 3.1
Definisi Operasional
No
|
Variabel
|
Definisi Operasional
|
Parameter
|
Alat Ukur
|
1
|
Personalia rekam medis
|
Pelaksana atau petugas yang bekerja di ruang rekam medis RSU Datu Sanggul Rantau dilihat dari jumlah pegawai dan tingkat pendidikannya
|
Sudah memadai
Belum memadai
|
Pedoman wawancara dengan pertanyaan
|
2
|
Sarana dan prasarana
|
Alat-alat penunjang berupa: komputer, lemari file, kartu (baru dan lama), kelengkapan file (data medik dan data penunjang).
|
Lengkap
Tidak lengkap
|
Pedoman wawancara dengan pertanyaan
|
3
|
Sistem pengarsipan pada rekam medis
|
Sistem penyimpan rekam medis dari setiap kunjungan pasien baik yang rawat jalan maupun yang rawat inap
|
Memenuhi standar
Belum memenuhi standar
|
Pedoman wawancara dengan pertanyaan
|
4
|
Prosedur pelayanan rekam medis
|
Langkah-langkah pemberian pencatatan melalui (kertas, berkas, wadah) atau media (elektronik) yang digunakan oleh tenaga kesehatan sebagai penunjang untuk meriwayatkan semua informasi tentang kegiatan pelayanan kesehatan yang diterima pasien mulai dari datang hingga keluar dari instansi pelayanan kesehatan
|
Dilaksanakan dengan baik
Tidak dilaksanakan dengan baik
|
Pedoman wawancara dengan pertanyaan
|
D. Jenis dan Cara Pengumpulan Data
1. Jenis data
a. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari sumber pertama melalui observasi langsung dilapangan.
b. Data sekunder, data yang diperoleh dari sumber-sumber tertulis seperti dokumen, arsip-arsip buku-buku, jurnal-jurnal hasil penelitian atau berupa keputusan-keputusan dan lain sebagainya yang berkaitan dengan strategi peningkatan kompetensi sumber daya manusia aparatur.
2. Cara Pengumpulan Data
Berdasarkan pada jenis dan sumber data yang diperlukan, cara pengumpulan data yang digunakan meliputi :
1. Observasi. Jenis observasi yang digunakan adalah jenis observasi tidak berstruktur (unstructured observation). Penggunaan jenis observasi ini agar terbebas dari dugaan-dugaan awal yang akan mempengaruhi obyektivitas penenlitian, dengan harapan dapat berkembang sewaktu kegiatan penelitian berlangsung.
2. Dokumentasi. Teknik ini dilakukan untuk mendapatkan data sekunder yang dilaksanakan dengan cara mengumpulkan data yang bersumber pada arsip dan dokumen yang berada pada lokasi penelitian.
E. Analisis Data Penelitian
Dalam penelitian ini analisa data dilakukan secara kualitatif yaitu hanya dengan menggunakan penalaran tanpa mengunakan rumus statistik atau data perhitungan, sehingga diperoleh gambaran yang jelas tentang Bentuk Pelayanan prosedur dan Pengarsipan Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Datu Sanggul Kabupaten Tapin.
F. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Daerah Datu Sanggul Kabupaten Tapin. Waktu pelaksanaan penelitian ini adalah mulai dari bulan November sampai dengan Januari 2010.
BAB IV
HASIL PENELITIAN
Sesuai dengan tujuan dan judul penelitian yang telah diuraikan hasil penelitian mengenai gambaran prosedur dan pengarsipan RSU Datu Sanggul Rantau.
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
Rumah Sakit Umum Daerah Datu Sanggul Rantau dibangun sejak tahun 1980 dengan sumber pembiayaan berasal dari APBN yang dialokasikan melalui DIP Proyek Pembangunan RSU prop/Kab/Kodya Kalimantan Selatan. Luas lahan 18.720 m² dengan luas bangunan 4210 m² dengan kapasitas 50 buah tempat tidur. Tepat pada tanggal 12 Nopember 1993 diresmikan oleh Gubernur Kalimantan Selatan Bapak H. Mistar Cokro Koesumo.
RSU Datu Sanggul Rantau merupakan satu-satunya rumah sakit milik Kabupaten Tapin sejak tanggal 18 Oktober 2004 berubah tipe yang pada mulanya masih berstatus Tipe D naik setingkat menjadi rumah sakit Tipe C dengan kapasitas 75 tempat tidur, menyelenggarakan program pelayanan, pencegahan, pemeliharaan dan rehabilitasi kesehatan secara komprehensif, bermutu dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat. Untuk itu, RSU Datu Sanggul terus berbenah seiring dengan perkembangan zaman untuk dikembangkan terus baik fisik, peralatan dan sumber daya manusia serta manajemen yang bermutu dalam upaya meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Dengan demikian keputusan pelanggan menjadi perhatian utama.
|
1. Visi Dan Misi
Visi: Pelayanan kesehatan berkualitas
Misi:
a. Meningkatkan mutu pelayanan bagi masyarakat.
b. Meningkatkan sumber daya manusia rumah sakit.
c. Meningkatkan sarana dan prasarana pelayanan masyarakat.
d. Meningkatkan kerja sama dalam hal pelayanan masyarakat.
- Jenis Pelayanan
a. Rawat Jalan
1) Poli Anak
2) Poli KIA/PKBRS
3) Poli Kebidanan & Kandungan
4) Poli Gigi
b. Rawat Inap
c. Pelayanan Penunjang
1) Instalasi Laboratorium
2) Instalasi Farmasi
3) Instalasi Patologi Klinik
4) Unit Tranfusi Darah Rumah Sakit/UTD-RS
5) Instalasi Radiologi
6) Instalasi Gawat Darurat
7) Loundry
8) Kasir
9) Instalasi Pemulasaran Jenazah
3. Ketenagaan
Jumlah tenaga yang bekerja pada unit/instalasi Rumah Sakit Umum Daerah Datu Sanggul Pada tahun 2008 adalah:
a. Dokter Spesialis : 3 orang
b. Dokter Umum : 7 orang
c. Dokter Gigi : 2 orang
d. Apoteker : 2 orang
e. Paramedis Keperawatan : 75 orang
f. Paramedis non Keperawatan : 39 orang
g. Non Kesehatan/umum : 19 orang
- Hasil Penelitian
Data khusus penelitian ini didapat melalui pengisian lembar observasi yang dilakukan oleh peneliti terhadap responden.
Berdasarkan hasil penelitian, didapat 5 responden yang menjadi sampel penelitian dan akan disajikan secara deskriptif dengan menggunakan distribusi frekuensi menurut umur responden, tingkat pendidikan, serta terjadinya flebitis.
Adapun hasil yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Umur Responden
Tabel 4.1
Distribusi Responden Berdasarkan Umur di Ruang Rekam Medik RSU Datu Sanggul Rantau
Tahun 2010
No
|
Umur
|
Jumlah
|
Persentase
|
1.
2.
3..
|
15 tahun – 25 tahun 26 tahun - 35 tahun 36 tahun – 45 tahun
|
1
2
2
|
20
40
40
|
Total
|
5
|
100
|
Berdasarkan tabel 4.1 diatas terlihat bahwa umur responden di wilayah kerja Puskesmas Binuang yang paling banyak dalam penelitian ini adalah 26 tahun – 35 tahun dan 36-45 tahun (40%), dan yang paling sedikit adalah 15-25 tahun sebanyak 1 responden 20%).
2. Tingkat Pendidikan
Tabel 4.2
Distribusi Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan Di Ruang Rekam Medik RSU Datu Sanggul Rantau
Tahun 2010
No
|
Tingkat Pendidikan
|
Jumlah
|
Persentase
|
1.
2.
|
SLTA
SPK
|
4
1
|
80
20
|
Total
|
5
|
100
|
Berdasarkan tabel 4.2 diatas terlihat bahwa tingkat pendidikan responden di ruang Rekam Medik RSU Datu Sanggul Rantau yang paling banyak dalam penelitian ini adalah SLTA yaitu sebanyak 4 responden (80%) dan yang paling sedikit adalah SPK yaitu 1 responden (20%).
3. Sarana Dan Prasarana Rekam Medis
Tabel 4.3
Sarana Dan Prasarana Unit Rekam Medis RSU Datu Sanggul Rantau Tahun 2010
No
|
Sarana dan Prasarana
|
Jumlah
|
Persentase
|
1.
2.
|
Sudah Memadai Belum Memadai
|
4
1
|
80
20
|
Total
|
5
|
100
|
Berdasarkan tabel 4.3 diatas terlihat bahwa sarana dan prasarana rekam medis RSU Datu Sanggul Rantau yang paling banyak dalam penelitian ini adalah sudah memadai (80%), dan yang paling sedikit adalah belum memadai sebanyak 1 responden (20%).
4. Sistem Kearsipan
Tabel 4.4
Sistem Kearsipan Di Unit Rekam Medis RSU Datu Sanggul Rantau Tahun 2010
No
|
Sistem Kearsipan
|
Jumlah
|
Persentase
|
1.
2.
|
Memenuhi Standar Belum Memenuhi Standar
|
3
2
|
60
40
|
Total
|
5
|
100
|
Berdasarkan tabel 4.4 diatas terlihat bahwa sistem kearsipan rekam medis RSU Datu Sanggul Rantau yang paling banyak dalam penelitian ini adalah sudah memenuhi standar (60%), dan yang paling sedikit adalah belum memenuhi standar memadai sebanyak 2 responden (40%).
5. Alur Rekam Medis
Tabel 4.5
Alur Rekam Medis Di Unit Rekam Medis RSU Datu Sanggul Rantau Tahun 2010
No
|
Alur Rekam Medis
|
Jumlah
|
Persentase
|
1.
2.
|
Dilaksanakan Dengan Baik Tidak Dilaksanakan Dengan Baik
|
5
0
|
100
0
|
Total
|
5
|
100
|
Berdasarkan tabel 4.5 diatas terlihat bahwa alur rekam medis RSU Datu Sanggul Rantau yang paling banyak dalam penelitian ini adalah sudah mem dilaksanakan dengan baik (100%), dan yang tidak ada yang menyatakan alur rekam medis tidak dilaksanakan dengan baik.
|
PEMBAHASAN
Pada bagian pembahasan ini akan diulas mengenai hasil penelitian yang telah dilaksanakan yaitu tentang gambaran posedur dan pengarsipan rekam medis RSU Datu Sanggul Rantau.
A. Sarana Dan Prasarana Unit Rekam Medis
Dari data yang diperoleh melalui metode observasi terhadap 5 responden didapatkan hasil bahwa 4 (80%) menganggap bahwa sarana dan prasarana untuk ruang medk sudah mencukupi.
Alat-alat penunjang seperti komputer, lemari file, kartu lama dan baru serta kelengkapan file (data medik dan data penunjang) sudah ada diruangan rekam medik. Hal ini menunjukkan bahwa sarana dan prasana rekam medik RSU Datu Sanggul Rantau sudah mencukupi sehingga diharapkan dapat melakukan pelayanan terhadap pasien rawat jalan atau rawat inap dengan baik.
|
B. Gambaran Sistem Kearsipan Rekam Medis
Pada bagian ini akan dilakukan pembahasan mengenai memenuhi standar atau tidaknya sistem kearsipan rumah sakit Datu Sanggul. Dari 5 responden yang dilakukan observasi 3 diantaranya menganggap bahwa sistem kearsipan rekam medis di RSU Datu Sanggul sudah memenuhi standar, sedangkan 2 lainnya menganggap sistem kearsipan rumah sakit kurang memenuhi standar.
Alur rekam medis yang dilakukan Unit Rekam Medis rumah sakit Datu Sanggul yang menggunakan sistem desentralisasi sehingga memisahkan antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan, pekerjaan yang dilakukan petugas rekam medis menjadi lebih ringan dan membuat alur rekam medis lebih mudah dengan jumlah tenaga yang tidak mencukupi. (Dirjen Yankes,1993).
Selain mempunyai beberapa keuntungan seperti waktu yang lebih efisien serta mengurangi beban kerja yang dilaksanakan petugas, sistem desentralisasi juga dipilih karena dianggap sesuai dengan kondisi dan situasi rumah sakit yaitu:
1. Di RSU Datu Sanggul belum adanya tenaga yang berpendidiksn khusus yang menangani pengelolaan rekam medis
2. Dana yang dimiliki pemerintah daerah untuk mengelola rumah sakit sangat terbatas.
C. Gambaran Alur Rekam Medis RSU Datu Sanggul
Pada bagian ini akan dilakukan pembahasan mengenai alur rekam medis rumah sakit Datu Sanggul. Setelah dilakukan observasi terhadap 5 reponden, seluruh responden menganggap bahwa alur rekam medis di RSU Datu Sanggul sudah dilaksanakan dengan baik.
Pada rumah sakit Datu Sanggul, setiap pasien rawat jalan baik lama ataupun baru diterima di Tempat Penerimaan Pasien (TPP), yang kemudian pasien akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu pengenal yang harus dibawa setiap kunjungan rawat jalan berikutnya. Kemudian pasien akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan identitas yang akan diisikan pada formulir ringkasan klinik yang diantaranya berisi tentang nama, alamat, umur pasien, poliklinik yang dituju serta nomor rekam medis pasien yang juga akan dipakai sebagai dasar pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP).
Kemudian setelah selesai pencatatan, pasien diberi lembar rekam medis yang diserahkan kembali kepada pasien untuk dibawa pasien ke poliklinik ditujukan oleh petugas. Setelah itu pada saat pemeriksaan dokter menulis hasil diagnosis, riwayat penyakit dan pengobatan pada lembar rekam medis tersebut. Kemudian petugas poliklinik melakukan pencatatan pada buku register pasien rawat jalan dan kemudian petugas poliklinik mengirim seluruh berkas rekam medis dan rekapitulasi harian pasien rawat jalan ke Unit Rekam Medis.
Untuk pasien rawat inap, pasien langsung datang ke Tempat Penerimaan Pasien (TPP) di Unit Gawat Darurat (IGD) yang dibuka selama 24 jam. Penyelesaian administrasi baik pasien yang diputuskan untuk dipulangkan atau dirawat inap atau dirujuk diselesaikan setelah pasien mendapat pertolongan. Untuk pasien yang dirawat inap, pasien atau keluarga diwawancarai oleh petugas Sentral Opname tentang nama, alamat, umur, pekerjaan dan kemudian dicatat di buku register rawat inap untuk mendapatkan nomor rekam medik. Setelah itu pasien diantar keruangan oleh petugas.
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah:
1. Sebanyak 4 (80%) responden dan hasil observasi menyatakan bahwa sarana dan prasarana Unit Rekam Medis sudah memadai, namun dari hasil observasi dapat dilihat bahwa belum adanya tenaga yang berpendidikan khusus tentang rekam medis (D.III RM).
2. Sistem kearsipan rekam medis RSU Datu Sanggul menggunakan sistem desentralisasi.
3. Seluruh responden menganggap bahwa alur rekam medis sudah dijalankan dengan baik, tapi masih ada beberapa hal yang belum diperiksa tentang kelengkapannya.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, peneliti menyarankan sebagai berikut:
1. Bagi RSU Datu sanggul Rantau
Diharapkan bagi pihak rumah sakit untuk dapat menambah tenaga yang mempunyai pendidikan khusus yang sesuai dengan keahliannya dalam hal ini adalah pendidikan khusus tentang rekam medik agar sarana dan prasarana yang sudah ada dapat dimanfaatkan dengan maksimal.
|
2. Bagi Petugas Rekam Medik
Diharapkan agar para petugas agar lebih meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, dan meningkatkan pendidikan terkait dengan keilmuan (rekam medis). Kelengkapan rekam medis sebelum diarsipkan hendaknya diperiksa dulu dan dilengkapi sebagaimana seharusnya.
DAFTAR PUSTAKA
Aditama, (2002) Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi Kedua, Jakarta: Universitas Indonesia.
Agus M algozi, (2006), Rekam Medis (http//www.apkies.com/iris html), diakses Juli 2008
Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama APKIES IRIS (2000), Rekam Medis (http//www.apkies.com/iris.html, diakses Juli 2008).
Azwar, Azrul. (1996). Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi Ketiga, Jakarta: Binaputra Aksara
Boy S. Sabarguna. (2004) Pemasaran Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium RSI: 1-21
Depkes RI, (1997) Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta : Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.
Depkes RI, (2004) Pedoman Penyusunan Perencanaan SDM Kesehatan Ditingkat Provinsi, Kab/Kota Serta Rumah Sakit, Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.
Edna K Hufman terjemahan Erkadius. (1998) Health Information Management II. Padang
Moelong,L.J, (2004). Metode Penelitian Kualitatif, Bandung : Rosda Karya Jaya
Sunayro dan wijono D (1998). Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Surabaya: Aitlangga University Press.
Soekidjo Notoatmodjo. (1996). Ilmu Kesehatan Masyarakat Prinsip-Prinsip Dasar. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.
Prawirohardjo, S (2002). Buku Acuan Nasional Pelayanan Kesehatan Maternal Dan Neonatal. Yayasan Bina Pustaka. Jakarta.
Youtube 5.0 Videos (Modify: How to add more videos on YouTube
BalasHapusYouTube youtube to mp3 converter android YouTube 5.0 Videos. YouTube YouTube 5.0 Videos is a website dedicated to producing original videos on YouTube.